Quando um contribuinte, pessoa jurídica ou física, deixa de pagar uma conta para o governo estadual, como um imposto (IPVA, ICMS, ITCMD, etc.), multa ou taxa atrasada, essa pendência se torna uma dívida ativa. Para cada dívida, é gerada a chamada Certidão de Dívida Ativa (CDA), um título emitido pelo governo que comprova a dívida do contribuinte. Quando a dívida não é quitada dentro do prazo, o governo encaminha (por intermédio da Central de Remessas de Arquivos – CRA) a CDA para um cartório, o qual se torna responsável por intimar o contribuinte e acompanhar o pagamento. Caso, ainda assim, o pagamento não seja efetuado, o nome do contribuinte será protestado em cartório. Nesse caso, o devedor terá seu nome negativado em órgãos de proteção ao crédito, como Serasa, Boa Vista, SPC, entre outros. Quando o devedor é pessoa jurídica, além da negativação junto aos órgãos de proteção ao crédito, ele também fica impedido de disputar licitações públicas.
Hoje, o processo de emissão e encaminhamento das CDAs aos cartórios e definição de quais dívidas serão protestadas é de responsabilidade da Procuradoria Geral do Estado (PGE). Mensalmente, são consultadas as dívidas ativas e priorizadas conforme o seu valor e existência de ação anulatória de débito fiscal em andamento (processo judicial visando a anulação total ou parcial daquela dívida) que impedirá o protesto. Essa consulta ocorre através da extração de dados do sistema PGE Net e cruzamento com dados do sistema SAT (Sistema de Adm. Tributária). Além disso, diariamente é feita uma consulta a fim de verificar se as dívidas foram pagas ou parceladas para emitir e encaminhar as cartas de anuência (autorização concedida pelo governo, que informa ao cartório que o devedor efetuou o pagamento da dívida), a fim de cancelar o protesto, mediante pagamento das despesas cartorárias.
Visto que o processo de extração, cruzamento, análise de dados, e a atualização do sistema (bloqueio da geração da guia DARE no sistema SAT) e encaminhamento da CDA aos cartórios são feitas manualmente para cada dívida ativa, a PGE não consegue realizar todas as cobranças aplicáveis, comprometendo a arrecadação do estado no caso do débito prescrever.
