Na minha jornada no setor público tive a oportunidade de facilitar mais de uma de centena de oficinas e encontros onde é necessário algum tipo de decisão em grupo. A facilitação de grupos é sempre um desafio, especialmente no setor público, onde em muitos casos você precisa reunir atores (ou partes interessadas) com pensamentos e posições diferentes e até antagônicas.

Compartilho com vocês dez lições que aprendi sobre o assunto. Fiel ao que são lições aprendidas, elas não são regras, mas sim um registro de experiências e práticas que tenho adotado e que auxiliam no enfrentamento dos desafios da facilitação de grupos.

1. Estabeleça (e cumpra os) objetivos

As pessoas que participam da facilitação estão doando um recurso precioso e que uma vez usado não pode ser reutilizado: tempo.  Faça valer o tempo que recebeu delas. Estabeleça e comunique objetivos de forma clara e construa sua facilitação para que eles sejam alcançáveis.

2. Toda atividade deve contribuir para os objetivos

Em uma facilitação com múltiplas atividades, às vezes as pessoas não percebem qual é contribuição de algumas delas para os objetivos e isso pode levar ao sentimento de que “desperdiçaram tempo”. Não inclua uma atividade (especialmente quebra-gelos) só porque ela é legal. Todas as atividades precisam contribuir de forma clara para o alcance dos objetivos.

3. Domine as ferramentas que for utilizar

Quanto mais você dominar as ferramentas, técnicas, metodologias e métodos mais fácil será para você usar, adaptar, cocriar, inovar e até mesmo improvisar quando se deparar com alguma situação imprevista. Cuidado com fórmulas mágicas que “servem para tudo” sem precisar de adaptações. As ferramentas para serem efetivas devem ser adaptar às suas necessidades e não o contrário.

4. Planeje para aprender

Planejamento é um instrumento de aprendizagem e de gerenciamento de riscos. Planeje, teste (especialmente atividades que você está usando pela primeira vez), recolha o feedback, aprenda com ele e mude o que for preciso. Crie diversos cenários como forma de se preparar para eventuais imprevistos. Acontecerão situações fora do seu controle e você precisa ser capaz de lidar com elas,

5. Crie um ambiente seguro

Colaboração requer confiança e um sentimento de segurança. Um ambiente seguro e confiável é aquele onde as pessoas não se sentem intimidadas, assediadas, constrangidas, silenciadas ou discriminadas. Isso vale para todo mundo (inclusive para quem faz a facilitação). Não subestime  (e explore) o poder do anonimato e da contribuição individual livre (falada ou escrita) onde é vedada a crítica, a interrupção e as réplicas.

6. Ofereça o auxílio necessário (nem mais, nem menos)

Respeite o tempo de aprendizado das pessoas, não subestime a capacidade humana de aprender e nunca projete suas expectativas frustradas nos outros. Não “conduza pela mão” ou abandone quem demonstra dificuldade em aprender ou realizar uma atividade. Entenda qual é a necessidade da pessoa ou a dificuldade para o seu progresso e ofereça o necessário para ela superar o desafio por ela mesma, de forma que ela se sinta mais confiante.

7. Escute (muito) mais do que fale

Estimule a construção coletiva do grupo. Provoque a reflexão, destrave a escuta ativa e oriente sobre como essa construção pode ser feita. E para isso você não precisa falar muito. Cuidado com a tentação de direcionar o debate para o que você acredita. Escute as pessoas e respeite suas falas. E quando pedirem a sua opinião lembre-se: não é uma questão de certo ou errado na sua visão como facilitador(a). É se tal conclusão ou decisão faz sentido para o grupo que a construiu.

8. Estimule o registro de tudo que é feito

Falar é mais rápido do que escrever. E também é muito mais rápido na hora de esquecer. A palavra falada se perde ao vento. A palavra escrita (ou gravada) permanece. O estímulo ao registro pelos próprios participantes do que é feito durante o encontro ou oficina é importante para a construção de uma inteligência coletiva que pode ser acessada por todo mundo a qualquer momento.

9. Mostre o progresso realizado

O sentimento de progresso é importante como forma de estímulo e manutenção do engajamento em facilitações longas e complexas. Apresentar visualmente o progresso (seja através de uma facilitação gráfica ou até mesmo pelo preenchimento gradual de um canvas) para as pessoas é muito importante para

que elas vejam que estão se aproximando de seus objetivos e construindo juntas algo que faça sentido.

10. Celebre as pessoas (e não o seu ego)

O resultado de uma facilitação é uma construção coletiva das pessoas que participaram da jornada. Elas são as verdadeiras protagonistas e não você que está na facilitação. O trabalho delas é que deve ser celebrado e valorizado. Não o seu ego. Pense nisso ao contar as fotos tiradas (e publicadas) onde você, como facilitador(a), está em primeiro plano enquanto todo mundo está atrás de você. Como facilitador(a), coloque os participantes no centro do palco e no topo do pódio.